Validación de Datos

VALIDACION DE DATOS:

La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo asignatura, nos muestre una lista de las asignaturas a elegir.

O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados.

En estos casos, Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

FORMULARIOS

FORMULARIO:

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amigos.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

utilizacion del menu datos (filtros)

FILTROS

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcan

do o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo nombre, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Miguel, Excel filtrará todos los registros que

tengan Miguel en el nombre y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

Ordenar Datos

ORDENAR:

Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z

o del 0 al 9) o en orden descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)

1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.

2. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.

Ordenar filas por dos o tres criterios (columnas)

Para obtener resultados óptimos, el rango que vaya a ordenar deberá tener etiquetas o encabezados de columna.

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.

4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Ordenar filas por cuatro criterios (columnas)

1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la colu

mna de menor importancia.

4. Haga clic en Aceptar.

5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.

7. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Utilización del Menú Datos (Excel)

UTILIZACIÓN DEL MENU DATOS EN EXCEL:

Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de cálculo. Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las entradas válidas.